Utente:Giuliano Granati (ICAR)/Sandbox

Il portale SAN - Sistema archivistico nazionale è un aggregatore nazionale di risorse archivistiche realizzato a seguito di una consistente operazione di allineamento dei tracciati dei sistemi informativi archivistici.

Basato sull’ Accordo per la promozione e attuazione del SAN[1] stipulato nel marzo del 2010 tra il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, il presidente della Conferenza delle regioni e delle province autonome, il Presidente dell’Unione delle province d’Italia e il Presidente dell’Associazione Nazionale Comuni Italiani, il portale è stato inaugurato il 17 dicembre 2011. Il SAN costituisce un punto di accesso integrato al patrimonio archivistico italiano, rendendo disponibili, attraverso il proprio “Catalogo delle risorse archivistiche” e la Digital Library, descrizioni di archivi e oggetti digitali di natura eterogenea, statali e non statali, pubblici e privati, finora consultabili separatamente. Inoltre ha lo scopo di far conoscere a un pubblico, non di soli specialisti, le risorse archivistiche esistenti a livello nazionale, dove sono dislocate e come è possibile consultarle.

Il SAN offre accesso alle seguenti tipologie di contenuti: - catalogo delle risorse archivistiche: descrizioni dei soggetti conservatori, dei produttori, dei complessi archivistici e degli strumenti di ricerca, trasmesse al SAN attraverso standard (archivistici e NIERA), tracciati di scambio (CAT SAN) e protocolli siglati con i responsabili dei sistemi aderenti. Ogni scheda CAT ha un solo collegamento ipertestuale (tramite identificativo persistente) verso il sistema di provenienza delle descrizioni e tale collegamento punta alla scheda corrispettiva presente in quel sistema- digital library: risorse digitali riferite a documenti di diversa natura e tipologia (immagini, audio, video), descritti e rintracciabili sulla base di un tracciato di metadati condiviso (profilo METS SAN). Ciascun documento riprodotto è contestualizzato per la sua appartenenza a un archivio (conservatore e complesso documentario) e a un progetto di digitalizzazione.- risorse bibliografiche rilevanti per il dominio archivistico, con collegamento al Sistema Bibliotecario; percorsi, notizie, informazioni, testi e contenuti arricchiti elaborati dalla redazione e da quanti aderiscano al SAN - portali tematici a diverso titolo integrati nel portale.

Il Decreto del Direttore Generale per gli Archivi del 9 dicembre 2011 ha affidato all'Istituto Centrale per gli Archivi la manutenzione, la gestione e lo sviluppo del SAN, mentre la determina del medesimo Direttore Generale del 5 dicembre 2014 gli ha attribuito anche la cura dei Portali tematici afferenti al SAN e il coordinamento e la cura dei sistemi descrittivi archivistici di impianto nazionale quali il Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato[2], il SIAS[3] e il SIUSA[4].

Per quanto concerne gli archivi di Stato, mentre alcuni di essi (quali Firenze, Torino, Milano, Venezia, Bologna, Roma, Napoli) hanno sviluppato un proprio sistema d'Istituto, la Direzione Generale per gli Archivi ha realizzato due sistemi per la descrizione del patrimonio degli archivi di Stato - il Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato, e il Sistema informativo degli Archivi di Stato (SIAS) – e uno - il Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche (SIUSA) – dedicato al censimento degli archivi pubblici e di quelli privati dichiarati d'interesse storico particolarmente importante, sui quali si esercita la tutela delle Soprintendenze archivistiche regionali (oggi Soprintendenze archivistiche e bibliografiche).

SIAS (Sistema Informativo degli Archivi di Stato)

Il Sistema Informativo degli Archivi di Stato - SIAS nasce nel 2003, sviluppato e coordinato dall’Istituto Centrale per gli Archivi, è un sistema informatico utilizzato per la tutela e la valorizzazione dell’immenso e prezioso patrimonio documentario conservato negli Archivi di Stato. Sostanzialmente progettato per l'esigenza di fornire uno strumento di descrizione archivistica informatizzata a quegli Archivi di Stato che non avevano partecipato al progetto “Anagrafe informatizzata degli archivi italiani” [5] e che non erano dotati di propri sistemi informativi, come  Firenze, Torino, Milano, Venezia, Bologna, Roma, Napoli. Successivamente il progetto è entrato in piena fase operativa, coinvolgendo un numero crescente di Archivi di Stato. Attualmente gli Archivi di Stato la cui documentazione è descritta a vari livelli in SIAS, sono 94, le sezioni di Archivio di Stato sono 29. A causa dell'incombente obsolescenza di alcuni componenti software del sistema, nel 2015 ne è stata avviata la reingegnerizzazione e, pur conservando autonomia di gestione e di accesso al complesso delle descrizioni, è stata realizzata la migrazione dei dati relativi a soggetti conservatori, soggetti produttori e complessi archivistici nella banca dati del Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze archivistiche. Sarà provveduto in seguito al trasferimento in un nuovo ambiente anche delle descrizioni inventariali delle unità archivistiche e delle riproduzioni digitali dei documenti.

Origini ed evoluzione del SIAS

SIAS nasce dall’esigenza, da sempre sentita dall’Amministrazione archivistica, di poter disporre di uno strumento di informazione, costantemente aggiornato, sulla consistenza qualitativa e quantitativa del patrimonio documentario, conservato a qualsiasi titolo negli Archivi di Stato e sul relativo stato di ordinamento e di inventariazione.

Il progetto del SIAS varato all’inizio del 2003 venne proposto agli Archivi di Stato della Sicilia e della Liguria con l’intento di testare il programma. Nell’aprile del 2004 era stata portata a conclusione la prima fase del progetto, con l’inserimento dei dati informativi relativi al patrimonio documentario e ai relativi strumenti di ricerca, resi pubblici sul Web. Grazie ai numerosissimi piccoli e grandi suggerimenti degli Archivi-pilota e alle loro puntuali osservazioni fu varata la versione definitiva del software. Nel settembre di quello stesso 2004 erano già 25 gli Archivi di Stato impegnati nel progetto ai quali si aggiunsero altri 65 Archivi di Stato.  

Nella sua versione definitiva il software, prevedeva oltre ai moduli per la descrizione “alta” del sistema documentario dei singoli Archivi di Stato, dei loro strumenti di accesso e dei soggetti produttori, anche tre moduli per l’inventariazione vera e propria: inventario-base, pergamene, e sigilli.

Nel corso degli ultimi anni il sistema è stato mantenuto operativo con una serie di attività di conservazione tese a contrastare la progressiva obsolescenza delle sue principali componenti e ha continuato ad erogare i servizi a circa 120 fra Archivi di Stato e Sezioni di Archivio di Stato e ad assicurare l'esportazione dei dati verso il Sistema Archivistico Nazionale, grazie a strumenti esterni.

L'aggravarsi dei problemi di obsolescenza non solo rende impossibile adeguare il tracciato alle nuove esigenze modalità descrittive via via emerse, ma mette a serio repentaglio la stessa salvaguardia ed accessibilità dei dati.

 Nell'autunno 2015 è stato elaborato un programma di lavoro, che ha come obiettivo la completa reingegnerizzazione del sistema grazie all'adozione di una nuova piattaforma software che garantisca il recupero dei dati attualmente in SIAS.

Per ragioni di economia e con l'intento di mettere a frutto competenze esistenti nell'ambito dell'Amministrazione archivistica, la procedura di scelta del nuovo ambiente software destinato ad accogliere le descrizioni archivistiche del Sistema informativo degli archivi di Stato si è in primo luogo indirizzata a verificare la possibilità di riutilizzo di piattaforme software a disposizione della stessa Amministrazione. L'analisi dei tracciati SIAS e dei requisiti richiesti per il nuovo software e il loro confronto con i caratteri del Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche ha portato ad individuare in quest'ultimo l'ambiente nel quale potevano essere migrati, senza eccessive difficoltà e con interventi di bonifica sostanzialmente limitati, i dati SIAS relativi alle descrizioni dei complessi archivistici, dei soggetti produttori e conservatori.

Tale scelta è stata attuata mediante un accordo stipulato con la Scuola Normale Superiore di Pisa nel dicembre 2015. Dopo una fase di progettazione della migrazione che ha permesso di elaborare un accurato mapping tra i tracciati SIAS e quelli SIUSA, si è provveduto ad effettuare vari test di trasferimento dei dati al fine di affinare progressivamente le modalità della migrazione, soprattutto per contenere il più possibile gli interventi manuali di bonifica e correzione dei dati. La migrazione definitiva dei dati SIAS all'interno di una istanza virtuale di SIUSA è stata realizzata, con pieno successo, il 12 giugno scorso.

 Al momento della migrazione, SIAS conteneva informazioni relative a 94 archivi di Stato e a 29 sezioni di Archivio di Stato, per un totale di 130.746 complessi archivistici descritti, 520.824 schede di unità archivistiche o documentarie, 21.215 soggetti produttori e 16.678 strumenti di ricerca censiti.

Nel novembre 2016 è stato siglato un nuovo accordo con la Scuola Normale Superiore di Pisa per definire un modello innovativo di interfaccia di consultazione nella banca dati SIAS che tenga conto della specifica natura della documentazione descritta e dei caratteri di quella peculiare categoria di soggetti conservatori, costituita dagli archivi di Stato.

Oltre alla possibilità di navigare ed effettuare ricerche sull'intera banca dati SIAS, sarà quindi garantita per ciascun archivio di Stato una interfaccia personalizzata di navigazione e ricerca, che potrà essere integrata nel sito web di istituto. L'introduzione di un campo qualifica nel tracciato dei complessi archivistici, consentirà di ordinare la lista dei fondi appartenenti a ciascun archivio su base periodizzante o tipologica per favorirne la ricerca da parte degli utenti.

 Le modalità di recupero in un nuovo ambiente software le descrizioni delle unità archivistiche e, laddove presenti, le immagini digitali dei documenti, al fine di superare definitivamente il rischio di perdita dei dati a causa dell'obsolescenza dell'attuale applicativo SIAS.

Il nuovo ambiente renderà possibile la ricomposizione delle schede unità di SIAS, afferenti alle serie di un singolo fondo all'interno di uno strumento di ricerca di carattere inventariale relativo a quel fondo, che dovrà integrarsi con la descrizione del fondo presente in SIAS, per mezzo della relativa scheda strumento di ricerca.

Architettura del SIAS

Il SIAS si basa su un’architettura interamente distribuita e con una struttura modulare, così da permettere ad ogni Archivio di Stato, per quanto piccolo, di dotarsi di un sistema informativo completo e indipendente, completo di un software per l’immissione e la modifica dei dati e di un’interfaccia di consultazione dei dati locali tramite browser Web.

Il SIAS convoglia le informazioni attualmente più aggiornate e tendenzialmente più complete relative al patrimonio archivistico conservato negli archivi di Stato. Esso è stato progettato con tecnologie client-server in ambiente Microsoft in uso all’inizio degli anni 2000, così come risalente ad allora è il sistema di consultazione via web. La procedura di popolamento e di aggiornamento dei dati prevedeva che i singoli archivi compilassero le descrizioni utilizzando un'istanza del programma, denominato Amanuense, installato su computer o server dell'Istituto e inviassero successivamente un backup della banca dati all'Istituto centrale per gli archivi per il suo caricamento nel database centrale. Più recentemente sono state realizzate presso l'ICAR macchine virtuali per alcuni archivi di Stato, consentendo più efficienti procedure di aggiornamento del database centrale.

Il SIAS consente di gestire tutti i processi connessi alla - conservazione degli archivi - fruizione da parte degli utenti nelle sale di studio e sul Web del patrimonio documentario - programmazione di interventi di riordinamento, inventariazione e riproduzione digitale dei documenti.

L'architettura logica del SIAS, largamente basata sugli standard internazionali di descrizione archivistica, si compone di vari moduli che possono essere redatti in modo flessibile, a seconda delle esigenze e delle strategie descrittive dei singoli Archivi di Stato:

• informazioni sugli Archivi di Stato, le loro Sezioni e le loro sedi di consultazione; 
• indirizzi, orari di apertura, contatti; 
• informazioni sulla consistenza, sugli estremi cronologici e sul contenuto dei fondi e dei complessi archivistici (partizioni, serie, sottoserie) che li compongono; 
• informazioni sulle istituzioni e gli enti, le persone, le famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto, conservato e tramandato i propri archivi;
• informazioni sull'esistenza, tipologia e il grado di analiticità degli strumenti di ricerca dei fondi archivistici;
• descrizioni inventariali delle unità archivistiche e documentarie;
• riproduzioni digitali dei documenti archivistici, collegate alle descrizioni di unità archivistiche o documentarie digitali tramite metadati amministrativo-gestionali secondo un modello MAG-SIAS appositamente predisposto.  

La descrizione archivistica separata ha il pregio di ottenere una pluralità di risultati  attraverso l’implementazione di un’unica base di dati. Il beneficio che ne deriva è che le informazioni non vengono mai reiterate, i legami strutturali interni non vengono mai dispersi, le informazioni e i loro legami possono essere facilmente modificati consentendo di mantenere il sistema costantemente allineato al livello di conoscenza della sedimentazione documentaria e della storia istituzionale. 

SIUSA (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenza Archivistiche)

Il Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche (SIUSA), sviluppato dalla Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per i Beni e le Attività culturali in collaborazione con la Scuola Normale Superiore di Pisa, descrive il patrimonio archivistico pubblico e privato di tutto il territorio nazionale, conservato al di fuori degli archivi di Stato italiani e sul quale si esercita l’attività di tutela dello Stato.

Storia

Il Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche - SIUSA trae le proprie origini dall'esperienza dal progetto “Anagrafe informatizzata degli archivi italiani”[5], avviato negli anni Novanta nel quadro del “Piano organico di inventariazione, catalogazione ed elaborazione della carta del rischio dei beni culturali”, finanziato dalla legge del 19 aprile 1990, n. 84 e rifinanziato con la legge n. 145/92, che intendeva promuovere un censimento condotto con criteri uniformi dei beni culturali pubblici e privati, anche nella prospettiva, allora imminente, della loro libera circolazione in Europa.

Il progetto “Anagrafe” prevedeva che le informazioni relative ai soggetti pubblici e privati detentori di archivi e al patrimonio archivistico da essi conservato, raccolte a livello periferico con il medesimo applicativo dalle Soprintendenze archivistiche, confluissero a livello centrale in un'unica banca dati. Lo sviluppo della tecnologia e l'architettura della banca dati, congegnata più come bacino di raccolta dei dati, che non come sistema finalizzato alla ricerca e alla fruizione delle informazioni anche da parte di un pubblico esterno, resero, nel giro di pochi anni, scarsamente utilizzabile il sistema informatico predisposto, mentre, nel frattempo, l'elaborazione degli standard internazionali di descrizione archivistica e lo sviluppo di Internet trasformavano profondamente strumenti, modalità e finalità degli strumenti di ricerca degli archivi.

L'esigenza di sviluppare un sistema informatico del tutto nuovo, basato sul modello descrittivo propugnato dagli standard internazionali ISAD (G) e ISAAR (CPF), che fosse tuttavia in grado di recuperare, aggiornare ed arricchire il patrimonio di dati raccolti con il progetto “Anagrafe” fu posto al centro dei lavori di una Commissione appositamente nominata dall'Ufficio centrale per i beni archivistici del Ministero per i beni culturali e ambientali, che elaborò nel 1998 un rapporto dal titolo Riprogettare “Anagrafe”. Elementi per un nuovo sistema archivistico nazionale.[5] A partire da questo rapporto, un gruppo di lavoro, ampiamente rappresentativo delle realtà delle Soprintendenze archivistiche, degli Archivi di Stato e delle Regioni in collaborazione con il Centro di Ricerche Informatiche per i Beni Culturali (CRIBeCu) della Scuola Normale Superiore di Pisa, incaricato dello sviluppo della banca dati, ha delineato le caratteristiche e i requisiti funzionali del nuovo sistema, che, denominato Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche (SIUSA), è stato reso operativo nel 2004 e pubblicato online l'anno successivo.Caratt

Caratteristiche del sistema

SIUSA è una banca dati che consente la consultazione di descrizioni di complessi archivistici con le loro articolazioni; di soggetti (enti, persone e famiglie) che hanno prodotto la documentazione; di soggetti che la conservano; di strumenti di ricerca che ne permettono l'accesso. Sono inoltre presenti schede di carattere generale che forniscono informazioni storiche, istituzionali ed archivistiche utili per la comprensione del contesto delle entità descritte. SIUSA è rivolta in primo luogo alla descrizione di archivi pubblici non statali e di archivi privati dichiarati in genere di interesse storico particolarmente importante. Non sono assenti, tuttavia, schede relative a documentazione conservata in Archivi di Stato descritta all'interno di censimenti condotti per determinate tipologie di complessi archivistici.

Oltre che alla ricerca, semplice e avanzata, e alla navigazione nella banca dati nel suo insieme, SIUSA presenta percorsi selettivi sia tematici che propongono all'utente un approccio guidato a descrizioni relative ad uno specifico argomento che regionali che permettono all'utente di approdare direttamente al patrimonio documentario di una singola regione. 

SIUSA è inoltre dotato di un modulo in grado di pubblicare sul web inventari realizzati con alcuni fra i più diffusi software di inventariazione. Alla loro consultazione si accede dalla sezione inventari on line, che consente di accedere a singoli strumenti di ricerca esterni o interni al sistema.

Il sistema è basato su un’architettura che prevede descrizioni separate, ma tra loro correlate, dei complessi archivistici, dei loro soggetti produttori (le istituzioni, gli enti, le persone o famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto, accumulato, conservato e usato la documentazione archivistica descritta) e dei soggetti conservatori (enti pubblici e privati, persone o famiglie che conservano gli archivi), sulla base degli standard internazionali di descrizione archivistica ISAD (G), ISAAR (CPF) e ISDIAH [6]. Oltre alle descrizioni di queste entità il sistema include descrizioni di strumenti di ricerca (ad es. inventari o repertori d’archivio), tipologie documentarie, contesti storico-istituzionali, profili istituzionali generali (contenenti notizie comuni ai soggetti produttori riconducibili a una singola tipologia, quali ad es. Comuni, enti comunali di assistenza, istituzioni scolastiche, partiti politici, organizzazioni sindacali ecc.), ambiti territoriali.

Note

1. ↑ Sistema Archivistico Nazionalesan.beniculturali.it
2. ↑ Sistema Guida Generale degli Archivi di Statoguidageneralearchivistato.beniculturali.it
3. ↑ Sistema Informativo degli Archivi di Statoarchivi-sias.it
4. ↑ Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistichesiusa.archivi.beniculturali.it
5. 1 2 3 RIPROGETTARE « ANAGRAFE ». ELEMENTI PER UN NUOVO SISTEMA ARCHIVISTICO NAZIONALE. Relazione del gruppo di lavoro per la revisione e la reingegnerizzazione del sistema informativo nazionale « Anagrafe informatizzata degli archivi italiani » *Rassegna degli Archivi di Stato 
6. ↑ NORME INTERNAZIONALI PER LA DESCRIZIONE ARCHIVISTICARASSEGNA DEGLI ARCHIVI DI STATO